Contexte et finalité de l'emploi

La direction des systèmes de transport et de l'exploitation recherche un(e) documentaliste / administrateur(-rice) de configuration.

Au sein de la maîtrise d’ouvrage SGP, la direction des systèmes de transport et exploitation (STE) est chargée d’assurer la cohérence des systèmes de transport du Grand Paris Express et leur mise en œuvre. Elle assure la préparation de la mise en service des lignes et du transfert à l’exploitation / mainteneur et gère à ce titre les relations avec IdFM, la RATP-GI et, lorsqu’ils seront désignés, les opérateurs de transport du Grand Paris Express. Elle pilote le lien avec les gestionnaires de réseaux et fournisseurs d’électricité pour assurer l’alimentation du réseau. Elle pilote également les opérations liées au Grand Paris Numérique visant à déployer et à valoriser des services de communication électroniques pour les passagers et exploiter les autres opportunités de valorisation possibles dans ce domaine par la réalisation du réseau.    

La direction STE est constituée des unités suivantes :
-    L’Unité Projets et Systèmes (PSYS) 
-    L’Unité Métiers (UMET) 
-    L’Unité Mise en Service et Sécurité (UMSS) 
-    L’Unité Centres d’exploitation et de maintenance (UCEM) 
-    L’Unité Relations IDFM, RATP-GI, Opérateurs de transport (UIRO) 
-    L’Unité Numérique (UNUM) 

Missions & activités

Rattaché(e) au directeur de la direction des Systèmes de Transport et Exploitation (STE), le/la documentaliste / administrateur(-rice) de configuration assume pour le compte de la direction, les activités de gestion de documents et de gestion de configurations.

Le/la documentaliste / administrateur(-rice) de configuration exerce l’enregistrement, la recherche et le suivi de documents et d’information en utilisant les outils documentaires déployés à la SGP (GED, GDC, SIG, BIM). Il/elle conserve et contrôle la qualité des données de configuration et des documents (papier et électronique), les met à jour et les diffuse à l'ensemble des acteurs du projet, en s’appuyant sur les gestionnaires de marché (maîtrise d’œuvre). 

A ce titre, le/la documentaliste/administrateur(-rice) de configuration assure la réalisation des missions suivantes :

-    Rédiger des compte rendus de réunions ; 

-    Gérer les courriers entrants et sortants (scan et classement des courriers, suivi, reporting, etc.) ; 

-    Gérer les flux documentaires (compte-rendu de réunions, engagements, évolutions, etc.), le classement, et l’archivage, etc. ; 

-    Mettre en œuvre et veiller au respect des règles de gestion documentaire sur le périmètre du contrat (mise en œuvre des normes documentaires définies par le record management) ; 

-    Enregistrer, actualiser, conserver et mettre à disposition des différents intervenants internes et externes les documents et configurations nécessaires au bon déroulement du projet ;

-    Contrôler la qualité de la documentation et des configurations et assister les équipes opérationnelles dans la préparation des documents (notamment leur codification) ; 

-    Gérer la réception et suivre les livrables et documents fournisseurs, et contrôler le respect des délais de remise pour tous les livrables prévus dans un contrat, et au besoin relancer les différents interlocuteurs ; 

-    S’assurer que les documents reçus soient visés par les MOE dans les délais impartis, et au besoin, relancer les différents intervenants dans les processus documentaires ; 

-    Vérifier les processus de validation des configurations et documents codifiés en conformité avec les règles et dispositions prévues par les procédures de management ; 

-    Proposer des améliorations et/ou simplifications au processus de gestion documentaires (validation, classement, recherche, etc.), avec l’aide des équipes opérationnelles ; 

-    Intervenir en support « documentation » du contract management en cas de litige fournisseur ou de courrier à réaliser ; 

-    Produire le reporting nécessaire au suivi documentaire du projet conformément aux procédures établies, garantir le respect des délais de la production des documents et gérer les retards le cas échéant ;

-    Assurer le dépôt et le partage des bonnes versions des configurations et documents (qualification du document, vérification de la conformité du document, etc.), et assister les équipes opérationnelles dans l’utilisation de la bonne configuration ; 

-    Alerter sur les configurations et documents manquants (ex. OS) ; 

-    Rechercher des documents se rapportant à un sujet spécifique ; 

-    Réaliser des opérations de reprise de classement ; 

-    Réaliser des reportings sur l’état de la gestion documentaire sur des sujets spécifiques (entrant, sortant, délais, etc.).

Relations

•    INTERNES :
-    Les responsables d’activité de la direction STE
-    Les acheteurs, les juristes, les contract managers

•    EXTERNES :
-    Les bureaux d’études d’ingénierie (prestataires)
-    Les industriels
-    Le gestionnaire d’infrastructure
-    Ile-de-France-Mobilité et les exploitants désignés par lui

Compétences requises

•    COMPETENCES TECHNIQUES
-    Bonne maitrise des outils bureautiques Word, Excel, PowerPoint
-    Bonne utilisation des chartes graphiques
-    Bonne maîtrise des outils Outlook, de la messagerie et d’Internet 
-    Gestion électronique des documents
-    Notions en gestion de configuration documentaire dans un environnement matricielle
-    Connaissance des collectivités locales et des acteurs du transport en Ile-de-France appréciée
-    Bonne maîtrise de l’anglais appréciée

•    COMPETENCES ORGANISATIONNELLES ET RELATIONNELLES
-    Rigueur et sens de l’organisation
-    Capacité à hiérarchiser les priorités
-    Sens du travail en équipe
-    Capacité d’anticipation 
-    Capacité à être force de proposition en termes d’amélioration
-    Bon relationnel et capacité de communication
-    Confidentialité

Formation et expériences requises

-    Formation supérieure Bac+2 dans le domaine de la gestion documentaire, gestion de l’information, gestion des organisations ou l’assistanat de direction.

-    Expérience de 5 ans minimum dans la gestion documentaire et/ou gestion de configuration et/ou l’assistanat de direction.

-    Expérience requise dans l’utilisation d’outils documentaires et/ou de gestion de configuration (GED, GDC, etc.).