Contexte et finalité de l'emploi

La Direction des achats (DHA) appartient à la direction des Marchés et du Pilotage Contractuel (MPC) qui procède à l’ensemble des achats de l’établissement, en veillant notamment à leur régularité au regard du droit de la commande publique, et appuie les gestionnaires des contrats afin de préserver les intérêts de la SGP dans leur exécution. Elle gère également les contentieux et les protocoles transactionnels afférents.

En son sein, la Direction des achats (DHA) conduit les procédures d’achats tant sur la phase passation que sur la phase exécution des marchés. Elle contribue donc aux objectifs fixés par la feuille de route du gouvernement, se mobilise pour répondre aux besoins du projet tout en garantissant la sécurisation du processus achats. Elle coordonne et appuie les services prescripteurs dans la mise en place de la stratégie achats, réalise les opérations de sourcing, et conduit les procédures d’achats de l’expression du besoin à la notification. Elle contribue au suivi d’exécution des contrats et à la maîtrise des coûts à terminaison des projets. Elle assure également l’établissement et la mise à jour des bases de prix.

Missions & activités

Rattaché(e) au/ à la responsable  administratif de DHA, l’assistant(e) achats intervient de concert avec ses homologues au sein de la direction, dans l’assistanat de la direction, le suivi des procédures achats et la gestion documentaire.

A ce titre, il/elle assure la réalisation des missions suivantes :

Assistanat de la direction

- Assurer l’organisation des réunions (comité de pilotage, comité de direction, négociations, etc.), en lien étroit avec le/la responsable administratif ;

- Assurer la gestion du planning des salles sécurisées et bulles de confidentialité (création et mise à jour du répertoire de collaborateurs, paramétrages de ces droits d’accès, etc.) et mettre à jour le cas échéant, les procédures de gestion des salles (test des comptes salles, réaménagement, réaffectation des salles, mise à disposition de nouvelles armoires, changement des codes des armoires, diffusion des nouvelles procédures) ;

- Assurer le suivi de la GED contrats (mise à jour du groupe d’utilisateurs et paramétrage des permissions spéciales pour les marchés confidentiels,  emplacement de répertoires, renommage des marchés, etc.) et assurer la gestion des problèmes de premier niveau (résolution des problèmes et/ou création des supports de communication en ce sens) ;


- Garantir les conditions d’accueil des nouveaux arrivants et leur bonne intégration (déclaration des arrivées et sorties, création des comptes accès aux différents outils, etc.) ;

- Assurer la bonne organisation logistique de l’environnement de travail de la direction (commande de fournitures et de cartes de visites, supervision des prestations nettoyage, etc.) ;

Suivi des procédures d’achat

- S’assurer de la bonne réception des offres fournisseurs (registre des dépôts) et de leur mise à disposition ;

- Assurer le suivi de la base fournisseurs (création, mise à jour, remontée des anomalies et suivi des actions correctives) ;

- Assister le/la responsable administratif à toutes les étapes du suivi d’un marché (notification, déclaration de sous-traitance, avenants, etc.) ;

Gestion documentaire et archivage

- Effectuer l’archivage des documents (gestion des salles d’archive, scan et mise en ligne sur le serveur des documents) les mettre à disposition du/de la responsable administratif en vue du contrôle de qualité qui doit être effectué par ce(tte) dernier(e) ;

- Participer aux  process de dématérialisation, de l’expression de besoin à sa mise en œuvre (ouverture aux prescripteurs, complétude du dossier prescripteur, rédaction de procédures, création de supports de formation, de modes opératoires, test de recette provisoire et définitive, suivi de fonctionnalités techniques, etc.), et prendre part aux différentes instances de suivi de projet (Coproj, Copil, Cosui) ;

- Contribuer à la mise à jour et à l’élaboration du reporting achat sur l’ensemble des outils du SI achats ; 

Relations

INTERNES :
- L’ensemble des directions et unités prescriptrices de la SGP

• EXTERNES :
- Les titulaires de marchés

Compétences requises

COMPETENCES TECHNIQUES
- Connaissance des processus et les outils
- Maîtrise du code des marchés publics et des ordonnances de 2005 et de 2015 appréciée
- Pratique de l’anglais appréciée

• COMPETENCES ORGANISATIONNELLES ET RELATIONNELLES
- Sens du client interne
- Rigueur et sens de l’organisation
- Esprit d'initiative
- Autonomie
- Ethique
- Sens de l’écoute
- Respect des valeurs de la SGP : exigence, responsabilité, ensemble

Formation et expériences requises

Formation supérieure BAC+2/3 dans le domaine de l’assistanat de gestion.

- Expérience de 5 ans minimum dans le domaine de l’assistanat ou dans le domaine des achats.